Взаиморасчеты с поставщиками

Сокращение необоснованных расходов

до
40%

Тенденции, которые наблюдаются в течении нескольких последних лет показывают, что управление расчетами с поставщиками, подрядчиками и клиентами приобретает всё большую роль в бизнес процессах предприятия, обеспечивая своевременность выполнения контрактных обязательств, точность и оперативность составления бухгалтерской отчетности, предоставление базы для анализа затрат и оборотных активов предприятия.

Задача компаний не только максимально эффективно наладить процесс взаиморасчетов с поставщиками, но и переориентировать сотрудников, ответственных за этот участок с механической обработки счетов к более стратегически ориентированным задачам. Для достижения этой цели необходимо максимально автоматизировать процессы, связанные с взаиморасчетами с поставщиками и подрядчиками.

Согласно исследованию проведенному Aberdeen Group, предприятия, которые используют автоматизированные системы расчетов с поставщиками сокращают затраты на реализацию данных процессов от 40 до 60%.

Текущая проблематика:

1.Платить по счетам – дорогое удовольствие.
Для большинства компаний взаиморасчеты с поставщиками – это дорогой процесс, затратный по человеческим ресурсам и времени. Недавнее исследование PricewaterhouseCoopers сообщает, что в среднем в американской организации делают 19 копий каждого документа, тратят $20 (оплата человеческого ресурса) на его проведение, теряют 1 из 20 документов, затрачивают $120 на поиск и обработку утраченного документа, теряют 25 часов на его воссоздание. Другие затраты также включают: хранение документов, их транспортировку, решение претензий поставщиков, оплата штрафов по просроченным платежам, внутренние и внешние аудиты, всё это – цена ошибок.

Причина заключается в том, что более 59% счетов приходят в бумажной форме, попадая в различные отделы компании, и не имеют центральной базы хранения, в результате чего возникает вероятность потери, дублирования, неоплаты счетов. Отсутствие централизованной базы хранения информации уменьшает возможность ее анализа.

Решение:
Создать более эффективный и менее затратный процесс, заключающийся в приведении всех счетов в электронный формат, создание единой базы данных хранения и управления счетами и формирования отчетности.

Преимущества:

 

  • Сокращение потерянных счетов.
  • Повышение выполнения договорных обязательств.
  • Уменьшение времени обработки документов.
  • Хранение информации в безопасной, цифровой форме.
  • Сокращение затрат на хранение и транспортировку документов, их копирование и обработку.
  • Мгновенный доступ, вне зависимости от местонахождения, к цифровым данным.
  • Четкий и прозрачный процесс.

2. Отсутствие системы – невозможность анализа и контроля.
Для оптимизации хозяйственной деятельности, компании должны постоянно проводить бюджетирование, планирование и прогноз. Если предприятие не может четко анализировать предыдущие и текущие затраты, оно лишается возможности:

  • Контролировать затраты.
  • Управлять ликвидностью предприятия за счет контроля рабочего капитала.
  • Прогнозировать будущие результаты, основываясь на предыдущих затратах.
  • Уменьшать будущие затраты.
  • Определять стоимость операций
  • Повышать эффективность текущих процессов и определять неэффективные операции.

Кроме того, имея автоматизированную систему расчета с поставщиками, предприятие получает возможность анализировать затраты с большей точностью детализации по различным критериям, что обеспечивает превосходную базу для планирования и сокращения затрат.

3. Низкая продуктивность сотрудников отдела из-за отсутствия четкой системы.
При отсутствии централизованной автоматизированной системы взаиморасчетов с поставщиками товаров и услуг, много времени тратится на подготовку счетов, их согласование, передачу и оплату.

Использование автоматизированной системы взаиморасчетов с поставщиками позволяет сократить ненужные шаги, упростить и стандартизировать процесс, четко прописывая как необходимые процедуры, так и ответственных лиц за их выполнение. Внедрение стандартизированной системы неизбежно ведет к повышению продуктивности процесса взаиморасчетов с поставщиками и сокращению затрат, связанных с его реализацией.

При этом обеспечивается:

  • Прозрачность и отслеживание процессов, контроль за их выполнением.
  •  Четкая и надежная схема утверждения счетов к оплате.
  • Своевременность оплаты счетов, основанная на механизме автоматических напоминаний и сигналов тревог в случае сбоев на любом уровне процесса.
  • Простой документооборот.
  • Высокий уровень контроля.
  • Повышение продуктивности работы персонала до 80%.

4. Отсутствие системы – поле для ошибок.
При традиционном подходе к взаморасчетам с поставщиками и клиентами велика вероятность возникновения неоплаченных счетов, или наоборот, двойных оплат. В первом случае возникают сложности с невыполнением обязательств поставщиками, которые не получив оплату, например, не оперативно размещают заказ на поставку товара, затягивают сроки начала выполнения работ, из-за чего могут возникать штрафные санкции. В случае двойной оплаты счетов, возникает необходимость возврата или переучета денежных средств, требующие времени и зачастую, предполагающие корректировку финансовой отчетности. Использование же автоматизированных систем, напротив, позволяет минимизировать вероятность подобных сбоев.

5. Ужесточающиеся требования к бухгалтерской отчетности лишают «права на ошибку»
Использование автоматизированных систем управления расчетами с поставщиками и клиентами снижает вероятность ошибок при проведении операций, облегчает формирование финансовой отчетности, делая эти процессы как более точными, так и более быстрыми.

Использование программного обеспечения для автоматизации расчетов снижает вероятность механических ошибок, обеспечивает эффективную обработку счетов, ERP интеграцию, правильное выполнение налоговых обязательств, хранение информации о каждой транзакции (что крайне важно при проверке данных, внутреннем и внешнем аудитах). Все это в конечном итоге, облегчает формирование отчетности, делая эти процессы как более точными, так и более быстрыми.

6. Меньше контроля – больше мошенничества.
Согласно глобальному криминалистическому исследованию PricewaterhouseCoopers в 2005 году,- 45% компаний по всему миру являлись жертвами мошенничества (коррупции, фальсификации, незаконного присвоения средств). Разрабатывая стандартные процедуры для постоянно выполняемых задач, компания не только сокращает административные затраты, но и снижает вероятность мошенничества. Автоматизация расчетов с поставщиками и клиентами обеспечивает больший внутренний контроль и проверку.

Узнайте о преимуществах работы с Mindcore!

  • Mindcore предлагает услуги по созданию систем автоматизации взаиморасчетов с поставщиками и клиентами на базе типовых решений, а так же программных продуктов и решений ведущих разработчиков программного обеспечения. (например, Microsoft). Кроме того, наши наработки позволяют предложить специализированные решения исходя из потребностей заказчика.
  • Автоматизация взаиморасчетов с поставщиками не только повышает эффективность данного процесса (например, снижение количества потерянных, неоплаченных счетов, штрафных санкций, уменьшение вероятности ввода некорректных данных и двойной оплаты счетов), но и обеспечивает более высокую ликвидность предприятия за счет максимально эффективного управления активами предприятия, с созданием базы для анализа и планирования затрат и оборотных активов.
  • Главный принцип работы Mindcore – постоянное совершенствование и оптимизация всех бизнес процессов. Если вы не нашли ответа на ваш вопрос, свяжитесь с нами и мы постараемся ответить вам наиболее оперативно!

Получите больше информации от специалистов компании Mindcore! Мы постараемся максимально полно изучить ваши потребности в оптимизации взаиморасчетов с поставщиками и клиентами и найти решение удовлетворяющее этим потребностям!

Возникли вопросы? Позвольте нам сделать больше!
Воспользуйтесь возможностью получить консультацию нашего специалиста!

Достаточно заполнить несколько полей формы обратной связи. Мы ответим Вам по электронной почте или телефону в ближайшее время. Задать вопрос
Получите консультацию нашего специалиста по телефону или в сети Skype.

Мы постараемся связаться с вами в этот же день или в любое другое удобное для вас время. Заказать звонок
Напишите, пожалуйста, Ваш вопрос

представьтесь, пожалуйста


* обязательно для заполнения
Укажите, пожалуйста, данные для нашего звонка

представьтесь, пожалуйста
* обязательно для заполнения